생산성 앱 & 테크 응용하기

재피어(Zapier)로 생산성 폭발! 워크플로 자동화 실전 팁

GoldnBarrel 2025. 7. 25. 18:29

업무 자동화에 대한 관심이 높아지고 있는 시대입니다. 특히 반복적인 작업, 단순한 정보 이동, 여러 앱 간의 데이터 흐름을 수작업으로 처리하고 있다면, 이는 시간을 낭비하는 구조일 수 있습니다. 이 문제를 해결하는 대표적인 도구가 바로 Zapier입니다. 이 글에서는 Zapier 워크플로 자동화를 어떻게 시작할 수 있는지, 어떤 예시를 통해 업무 생산성을 높일 수 있는지를 구체적으로 설명하고, 실제 활용 팁과 경쟁 도구와의 비교까지 함께 다루겠습니다.

zapier 재피어 앱 워크플로 자동화

 

재피어(Zapier)란 무엇인가요?

Zapier는 5,000개 이상의 앱을 상호 연결해주는 자동화 플랫폼입니다. 사용자는 개발 지식 없이도 다양한 애플리케이션 간의 자동화 흐름(워크플로)을 생성할 수 있으며, 이를 Zap이라고 부릅니다. 각 Zap은 ‘트리거’와 ‘액션’으로 구성됩니다. 예를 들어 구글폼에서 설문이 제출되면, 그 내용을 슬랙으로 자동 전송하는 흐름이 대표적인 예입니다.

Zapier의 강력한 장점은 노코드 기반이라는 점입니다. 즉, 코드를 한 줄도 작성하지 않고도 자동화를 구현할 수 있으며, 클릭 몇 번만으로도 Zap을 구성할 수 있다는 것입니다. 이 덕분에 비개발자, 마케터, HR, 운영담당자, 1인 창업자 누구나 쉽게 사용할 수 있는 생산성 도구로 자리 잡고 있습니다.

 

Zapier로 할 수 있는 워크플로 예시

1. 구글폼 응답 → 슬랙 알림 자동화

고객 설문조사, 사내 피드백, 지원서 제출 등의 응답을 받았을 때, 실시간으로 슬랙 알림을 받고 싶다면 Zapier를 활용하면 됩니다. 구글폼 제출이 트리거가 되고, 슬랙 메시지 전송이 액션으로 이어집니다. 이 자동화 덕분에 일일이 폼 응답을 확인할 필요가 없어지고, 실시간 대응이 가능해집니다.

2. 이메일 텍스트 → Notion 전송

아이디어를 메일로 정리해 두는 습관이 있다면, 그 내용을 자동으로 Notion의 특정 페이지에 정리해두는 워크플로도 가능합니다. Zapier는 Gmail과 Notion을 연동해, 특정 라벨의 메일을 Notion의 테이블이나 텍스트 블록으로 옮겨줍니다. 콘텐츠 정리, 브레인스토밍, 문서화가 단순해집니다.

3. 캘린더 일정 → 워크플로위 자동 등록

구글 캘린더에 추가된 회의나 이벤트를 자동으로 Workflowy(또는 Todoist 등)에 등록하는 흐름도 유용합니다. 회의 노트를 미리 작성하거나, 반복 회의의 할 일을 자동으로 정리할 수 있어 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다.

4. RSS → Workflowy 또는 Notion 스크랩

관심 있는 블로그나 학술자료의 RSS 피드를 Workflowy나 Notion으로 바로 보내는 자동화도 흔히 사용됩니다. Zapier는 RSS 업데이트를 감지하고, 그 내용을 개인 지식관리 툴로 전송합니다. 정보 수집과 정리를 동시에 해결할 수 있는 매우 효과적인 방법입니다.

5. 드롭박스 파일 자동 공유

영상 편집자나 디자이너, 크리에이터라면 클라이언트에게 드롭박스 링크를 일일이 전달하는 일이 번거로울 수 있습니다. 새로운 파일이 드롭박스에 업로드되면, 해당 링크를 이메일, 슬랙, 또는 노션에 자동으로 공유할 수 있습니다. 이 자동화는 팀워크와 클라이언트 커뮤니케이션을 더욱 원활하게 만들어줍니다.

 

Zapier 활용 팁 & 생산성 향상 전략

트리거와 액션 설계의 핵심

Zapier는 수천 개의 앱을 지원하지만, 워크플로가 복잡해질수록 구조 설계가 중요해집니다. 다중 단계 Zap(Multi-step Zap)을 활용하면 하나의 트리거로 여러 개의 액션을 동시에 실행할 수 있으며, 조건부 논리(IF 조건)도 적용 가능합니다. 예를 들어 ‘이메일 제목에 "긴급"이 포함되면 알림은 슬랙으로, 아닌 경우는 Gmail로’라는 흐름을 구현할 수 있습니다.

템플릿 활용의 중요성

Zapier는 인기 있는 자동화 흐름을 기반으로 미리 만들어진 템플릿을 제공합니다. 이 템플릿은 초보자에게 매우 유용하며, 사용자는 템플릿을 불러온 뒤 원하는 서비스로 커스터마이징만 하면 됩니다. "Gmail to Trello", "Google Calendar to Slack", "Notion to Google Sheets" 등 수천 가지 조합이 준비되어 있습니다.

유료 플랜과 무료 플랜의 차이

Zapier는 무료로 시작할 수 있지만, 무료 플랜은 한 계정당 최대 5개의 Zap, 100개 작업량, 15분 간격의 업데이트 제한이 있습니다. 팀 단위로 쓰거나, 실시간 자동화가 필요한 경우에는 유료 플랜이 필요합니다. 유료 플랜은 다중 단계 Zap, 조건부 흐름, 웹훅 지원, 고급 로직 설정 등의 기능을 제공합니다.

업무 유형별 추천 Zap 조합

  • 마케터: 리드가 생성되면 HubSpot에 자동 등록 + Slack 알림 + 이메일 전송
  • 운영 매니저: 구글 스프레드시트 업데이트 시 슬랙 알림 + 노션 백업
  • 인사 담당자: 구글폼 지원서 응답 시 Gmail 자동 답변 + Airtable 저장
  • 1인 사업자: 네이버 폼 응답 시 구글 캘린더 일정 자동 등록 + Trello 카드 생성

 

zapier vs make zapier vs IFTTT 앱 비교

Zapier와 다른 자동화 도구 비교

Zapier vs Make

Make (구 Integromat)는 보다 정교한 워크플로 구성과 시각적 설계가 가능한 플랫폼입니다. 다만 사용 난이도는 Zapier보다 높고, 러닝커브가 있습니다. 반면 Zapier는 진입장벽이 낮고 직관적인 UI가 강점입니다.

Zapier vs IFTTT

IFTTT는 IoT 중심의 간단한 자동화에 강점을 가지며, ‘If this then that’ 구조로 간결합니다. 하지만 비즈니스 워크플로 측면에선 Zapier보다 기능이 단순합니다. 복잡한 비즈니스 시나리오에는 Zapier가 더욱 적합합니다.

 

Zapier로 나만의 자동화 구축하기

계정 생성 및 첫 Zap 만들기

  1. Zapier.com에서 계정을 생성합니다.
  2. Zap 생성을 클릭하고 트리거 앱과 액션 앱을 선택합니다.
  3. 각 서비스와 계정을 연동하고, 트리거 조건 및 액션 항목을 설정합니다.
  4. 테스트를 진행한 후 Zap을 활성화합니다.
  5. Zap은 자동으로 백그라운드에서 실행됩니다.

자동화 성공 사례

한 마케팅 팀은 Zapier를 통해 SNS 댓글 수집 → 구글 시트 저장 → ChatGPT를 통해 요약 → Notion 정리 → 슬랙 공유까지 자동화함으로써 매주 4시간 이상을 절약하고 있습니다.
또 다른 스타트업 창업자는 Zapier로 고객 예약 → 알림 문자 전송 → 구글 캘린더 등록 → 회의록 템플릿 생성까지 연결하여 회의 준비 시간을 50% 이상 단축했다고 밝혔습니다.

ChatGPT와 Zapier 연동 예시

  • 고객의 질문을 구글폼으로 수집
  • Zapier가 ChatGPT에 API 요청하여 요약 생성
  • 요약 결과를 Notion에 저장
  • Slack으로 요약 공유

이처럼 AI 자동화와 결합하면 더욱 강력한 시너지를 낼 수 있습니다.

 

zapier, ChatGPT, Notion, Whister AI연동 자동화의 진화

AI 연동 자동화의 진화: Zapier × ChatGPT, Notion, Whisper

최근에는 Zapier가 OpenAI, Notion, Whisper 등의 도구와 함께 AI 중심 자동화 워크플로를 구성하는 핵심 툴로 떠오르고 있습니다. 예를 들어 ChatGPT API를 활용하면 다음과 같은 자동화 흐름이 가능합니다.

  • 블로그 독자 피드백을 구글폼으로 수집
  • Zapier가 해당 응답을 OpenAI GPT에 전달하여 주요 피드백을 요약
  • 요약 결과를 Notion에 정리
  • 요약 내용 요약본을 슬랙에 전송하여 팀원과 공유

이 흐름은 단순 자동화를 넘어서 의사결정 보조 자동화로 진화하고 있으며, 콘텐츠 제작자와 기획자, 영업팀에게 매우 유용합니다. Whisper API를 연동하면 음성 파일을 텍스트로 자동 변환해주는 워크플로도 가능합니다. 회의 녹음 파일을 드롭박스에 업로드하면 Zapier가 Whisper를 통해 내용을 텍스트로 받아 Notion에 정리해주는 자동화는 실무 효율성을 극대화합니다.

 

실전 적용을 위한 전략적 접근법

1. 반복 업무부터 자동화하라

Zapier 자동화는 모든 업무를 한 번에 전환하려 하지 말고, 가장 귀찮은 반복 업무부터 시작하는 것이 핵심입니다. 예를 들어 매주 정해진 시간에 이메일을 보내야 하거나, 주기적으로 보고서를 만들어야 하는 경우 등, 반복성이 있는 업무는 Zapier가 가장 빛을 발하는 영역입니다.

2. 팀 단위 협업에 Zap 공유하기

Zapier의 유료 플랜에서는 생성한 Zap을 팀원과 공유하거나, 폴더로 관리할 수 있습니다. 팀 전체의 효율을 높이기 위해서는 자동화를 표준화하고 문서화하는 것이 중요합니다. 누구나 이해할 수 있는 템플릿과 워크플로 가이드를 정리하면 자동화의 범위가 넓어지고, 생산성도 체계적으로 향상됩니다.

3. 데이터 보안 및 백업에 유의하라

Zapier는 API 기반의 데이터 흐름을 활용하기 때문에 연결된 앱의 권한 관리와 보안 설정이 중요합니다. 업무상 민감한 데이터가 다뤄지는 경우엔 2단계 인증, 역할 기반 권한 설정, 로그 감시 기능 등을 적극 활용하고, 주요 데이터는 주기적으로 백업하는 것이 안전합니다.

 

마무리: 반복의 함정을 벗어나는 스마트한 선택

 

우리는 하루 중 많은 시간을 불필요한 반복 업무에 허비하고 있습니다. 이런 일들을 사람이 직접 해야 하는가에 대한 질문에 Zapier는 강력한 대안을 제시합니다. 단순한 자동화를 넘어 생산성 전략, 조직문화 혁신, 업무 설계의 재정의로 이어질 수 있는 Zapier는 더 이상 선택이 아닌 ‘필수’ 도구입니다.

이제는 더 이상 ‘어떻게 자동화할까?’보다 ‘무엇부터 자동화할까?’, ‘어떤 구조로 최적화할까?’를 고민해야 할 때입니다. Zapier를 통해 당신의 시간을 되찾고, 더 중요한 일에 집중하는 스마트 워커로 거듭나 보세요.