직장인을 위한 Things 3 활용법: 주간·월간 루틴 자동화 가이드
바쁜 직장인에게 할 일 관리는 곧 생존 전략이다. 하루에도 수많은 업무 요청, 미팅, 마감일이 쏟아지는 가운데 업무의 우선순위를 정리하지 않으면 모든 일이 쌓여 머릿속을 어지럽힌다. 이런 상황에서 단순한 메모 앱이나 기본 캘린더 기능으로는 부족하다. 바로 이때 활용할 수 있는 앱이 Things 3이다.
Things 3는 애플 기기 전용 생산성 앱으로, 직관적인 UI와 강력한 GTD(Getting Things Done) 기능을 기반으로 일정을 정리하고 루틴을 자동화하는 데 최적화되어 있다. 특히 직장인 할 일 앱으로 매우 효과적인 이유는, 주간·월간 업무 루틴 자동화 기능이 탁월하기 때문이다.
Things 3의 핵심 구조와 직장인 활용 이유
Things 3의 핵심은 간단하다. 할 일을 분류하고, 시점을 나누며, 반복을 통해 루틴화한다. 앱에는 'Inbox', 'Today', 'Upcoming', 'Anytime', 'Someday', 'Logbook' 탭이 있다. 이 구조는 GTD 철학을 충실히 반영한다.
- Inbox: 생각나는 모든 할 일을 즉시 저장
- Today: 오늘 꼭 처리해야 할 핵심 업무 표시
- Upcoming: 특정 날짜가 지정된 업무 미리 보기
- Anytime / Someday: 중요도는 낮지만 나중에 해야 할 일 저장
- Logbook: 완료한 업무의 기록
이 구조를 이해하고 업무 루틴을 배치하면 Things 3은 단순한 앱을 넘어선 ‘디지털 비서’가 된다.
할 일 등록에서 마감 관리까지 – 기본기 완전 정복
Things 3는 할 일 등록이 매우 간편하다. 특정 프로젝트 내에서 ‘+’ 버튼만 누르면 업무 제목, 설명, 마감일, 태그, 반복 설정까지 한 번에 입력할 수 있다. 특히 반복 업무 설정 기능은 루틴 자동화에 있어 핵심이다.
예를 들어 매주 월요일 오전에 회의를 한다면 반복 설정에서 “매주 월요일”을 선택하면 끝이다. 또, 특정 날짜에만 표시되게끔 설정할 수도 있어, 중요한 일정이 임박했을 때 Today 탭에 자동으로 등장한다.
1. 아이디어 수집의 시작점: Inbox를 ‘머릿속 캡처 도구’로 활용하기
많은 사용자가 Things 3에서 할 일을 처음 입력할 때부터 구조화하려는 경향이 있지만, 실은 아이디어 캡처 단계에서는 무조건 빠르게 적는 것이 중요하다.
Inbox는 ‘정리 이전의 자유 공간’으로, 할 일을 기록하는 속도 자체가 생산성을 결정짓는 중요한 요소다.
예시:
- “월말 보고서 초안 아이디어”
- “부서장 질문 메모”
- “팀장님께 메일 확인 요청”
이런 식으로 아이디어를 완성되지 않아도 우선 기록하고, 나중에 분류하고 수정하는 방식이 Things 3 철학에 더 가깝다.
💡 팁: macOS와 iOS에서는 단축키 또는 Siri를 통해 Things 3 Inbox에 음성이나 텍스트 입력이 가능하다.
2. 분류 전에 생각해야 할 세 가지 질문
Inbox에 저장된 항목은 그냥 옮기기만 해서는 안 된다. 아래 3단계 질문을 통해 정확한 카테고리와 행동을 결정해야 한다:
- 이건 지금 해야 할 일인가, 나중에 할 일인가? → Today / Upcoming / Anytime / Someday
- 언제까지 완료해야 하나? → 마감일 필요 여부 판단
- 단일 작업인가, 프로젝트의 일부인가? → 단일 항목 or 프로젝트 소속 지정
이 과정이 빠르면 빠를수록 Things 3의 탭별 자동 분류 기능이 제대로 작동한다.
3. 마감일 설정 vs 반복 설정 – 무엇을 우선해야 할까?
많은 직장인들이 ‘할 일’에 마감일을 무조건 넣는 습관이 있지만, Things 3에서는 마감일보다 ‘Today’ 등록이 더 중요하다.
그 이유는 Things 3의 핵심은 언제 실행할 것인지이지, 언제까지 해야 하는지만 강조하지 않기 때문이다.
| 마감일(Deadline) | 진짜 마감일이 있는 업무 | 결제일, 보고서 제출 등 |
| Today 등록 | 오늘 꼭 해야 할 일 | 실행 중심 루틴 관리 |
| 반복 설정 | 주기적인 업무 | 회의, 정기 점검 등 |
반복 설정은 마감일보다 우선되어야 한다.
특히 Things 3는 반복 설정이 강력하기 때문에, 정기적인 업무일수록 '반복 → 실행일 → 필요 시 마감일 추가' 순서가 효율적이다.
4. 마감일 없는 할 일을 지속적으로 추적하는 전략
‘마감일이 없으면 일을 미루게 된다’는 건 사실이 아니다. 오히려 Things 3는 마감일이 없어도 ‘Today’ 탭에 수시로 나타나는 할 일들을 통해 자연스러운 추적이 가능하다.
특히 다음 기능을 활용하면 마감일 없이도 일이 누락되지 않는다:
- Logbook 기록: 완료한 일의 흐름을 돌아볼 수 있어 반복 업무 추적에 유리
- Tag 필터링: '긴급', '중요', '협업 필요' 등의 태그로 상황별 업무 확인 가능
- Anytime 탭 체크 루틴화: 매주 1회, 'Anytime'에 쌓인 일들을 정리하면 마감이 없어도 흐름 관리 가능
5. 마감일을 유연하게 관리하는 세 가지 방법
Things 3는 마감일이 도래했더라도 유연하게 관리할 수 있는 기능이 탑재되어 있다. 다음 세 가지 기능은 바쁜 직장인에게 특히 유용하다.
(1) 날짜 드래그 기능
캘린더에서 마우스로 할 일 항목을 원하는 날짜로 드래그하여 마감일을 즉시 변경할 수 있다. 일정 조율이 자주 발생하는 직장인에게 필수 기능이다.
(2) 스누즈 대체 기능 – '리디스플레이(Remind Later)'
완료하지 못한 Today 항목을 하루 뒤, 일주일 뒤 등으로 미룰 수 있다. 이 기능은 정신적 스트레스 없이 업무를 순연시키는 데 유용하다.
(3) 반복 일정 내 마감 설정
반복되는 업무에도 각각 마감일을 부여할 수 있다. 예:
“매월 25일 정기 보고서 제출 (마감일 25일)”
6. 정리 정돈을 넘어선 전략적 할 일 관리
Things 3를 단순한 정리 도구로만 사용하면 그 효과는 반감된다. 핵심은 ‘실행 가능성’을 중심으로 해야 한다. 즉, 업무를 등록할 때 '할 수 있는 타이밍'을 먼저 생각해야 한다. Things 3에서 이 전략을 구현하려면 다음 구조를 활용한다.
- ‘Today’ = 실행 준비 완료된 업무들만 배치
- ‘Upcoming’ = 계획된 일정을 날짜별로 분류
- ‘Someday’ = 언젠가 해야 할, 지금은 실행할 수 없는 아이디어 저장소
이렇게 하면 Today 탭을 켤 때마다 "바로 할 수 있는 일"만 보이게 되어 실제 실행률이 비약적으로 높아진다.
주간 루틴 자동화 – 직장인의 업무 리듬을 만들다
주간 단위로 반복되는 업무는 대부분 다음과 같다. 팀 미팅, 업무 보고, 서류 정리, 회의록 작성 등. Things 3에서는 이런 주간 루틴을 자동화하여 업무 피로도를 줄일 수 있다.
예를 들어 아래와 같이 반복 설정할 수 있다:
- 월요일 오전 9시 – 주간 업무 계획 수립
- 수요일 오후 2시 – 프로젝트 중간 점검
- 금요일 오후 5시 – 주간 업무 리뷰 및 정산
이런 루틴을 설정해 두면, 따로 신경 쓰지 않아도 매주 같은 시간에 해당 일이 자동으로 Today 탭에 등록된다. 업무를 잊지 않고 꾸준히 처리할 수 있는 가장 효율적인 방법이다.
월간 루틴 자동화 – 큰 그림을 놓치지 않는 전략
Things 3의 진가는 월간 단위 업무를 관리할 때 더욱 빛을 발한다. 많은 직장인들이 반복되는 월간 보고서, 성과 정리, 정기 결제, 세금 납부 등 다양한 업무를 관리해야 한다. 이를 위해 Things 3의 프로젝트 기능과 반복 설정 기능을 함께 활용할 수 있다.
예를 들어:
- 매월 1일 – 정기 결제 확인
- 매월 10일 – 월간 회의 자료 준비
- 매월 마지막 주 – 팀 성과 정리 및 리뷰
이처럼 일정이 반복될수록 Things 3은 사용자의 습관과 루틴을 데이터화하여 생산성을 자동으로 높여준다. 특히 Things 3는 업무 루틴과 개인 루틴(운동, 독서, 재무관리 등)을 분리하여 구성할 수 있어, 일과 삶의 균형을 지킬 수 있다.
프로젝트와 태그로 업무를 체계적으로 분류하기
Things 3는 단순한 할 일 나열이 아닌, 프로젝트 기반 업무 분류가 가능하다. 예를 들어 “고객 프로젝트 A”, “내부 회의”, “월간 목표” 등을 각 프로젝트로 나누고 그 안에 할 일을 구성하면 훨씬 체계적인 업무 구성이 가능해진다.
또한 태그 기능을 사용해 업무의 성격을 구분할 수 있다. 예를 들어 ‘긴급’, ‘집중 필요’, ‘5분 이하 작업’, ‘전화 필요’ 등의 태그를 지정하면, 상황에 맞춰 일의 종류를 분류해 빠르게 처리할 수 있다. 이는 직장인의 업무 처리 속도를 획기적으로 높인다.
루틴이 섞이지 않도록 하는 구성 팁
루틴 업무는 종종 다른 프로젝트 업무와 섞여 우선순위가 흐려질 수 있다. 이를 방지하기 위해 Things 3에서는 ‘Routines’라는 프로젝트를 따로 만들고, 모든 반복 업무를 그 안에 넣는 방식을 추천한다.
이 루틴 프로젝트는 매일 혹은 매주 확인하면서 정기적으로 업데이트하면 된다. 이렇게 하면 프로젝트 업무와 루틴이 혼재되지 않고 명확하게 구분된다. 시각적으로도 정돈된 느낌을 줄 수 있어 집중력이 높아진다.
Things 3를 꾸준히 사용하는 습관 만들기
아무리 좋은 도구도 사용하지 않으면 무용지물이다. Things 3를 꾸준히 활용하려면, 매일 아침과 저녁 간단한 ‘리뷰 루틴’을 구성하는 것이 좋다.
- 아침 루틴: Today 탭 확인 → 할 일 정렬 → 우선순위 선택
- 저녁 루틴: 완료된 업무 확인 → Logbook 저장 → 다음날 업무 배치
이 습관이 하루 10분이면 충분하며, 꾸준히 유지하면 Things 3은 당신의 삶에 녹아들어 생산성의 기반이 된다.
Things 3 vs Notion, Todoist – 무엇이 다른가?
많은 직장인들이 Notion, Todoist 등과 Things 3를 비교한다. 하지만 Things 3는 할 일 중심의 자동화 루틴 관리에 초점이 맞춰져 있다. Notion은 정리 중심, Todoist는 협업 중심이라면, Things 3는 개인 생산성 최적화에 특화되어 있다. 특히 iOS와 macOS 유저에게는 가장 자연스럽게 연동되며, 위젯과 연계하여 할 일 확인도 손쉽다.
마무리 – 루틴이 자동화되면 인생이 자동으로 정리된다
직장인의 삶에서 ‘루틴’은 선택이 아닌 필수다. 반복되는 업무를 자동화하고, 우선순위를 매일 정리하며, 체계적인 프로젝트 관리를 하고 싶다면 Things 3만한 앱은 없다.
단순히 업무 관리를 넘어, 삶의 균형과 집중력을 되찾고 싶은 사람이라면 오늘 바로 Things 3를 설치해 보길 바란다. 당신이 하루 5분 동안 이 앱을 관리하는 습관만 들인다면, 그 효과는 당신의 삶 전체에 영향을 미칠 것이다.