Things3앱 : 프로젝트와 태그로 업무를 체계적으로 분류하기 (확장 버전)

1. 프로젝트 구조 설계 전 알아야 할 핵심 개념: Area와 Project의 차이

Things 3를 처음 사용하는 직장인이라면, ‘프로젝트(Project)’와 ‘영역(Area)’의 차이를 혼동할 수 있다.
Area는 상위 개념, Project는 목표 중심의 일시적 단위다.

• Area(영역): 지속적이고 반복적인 업무 범주 (예: “회사 업무”, “개인 재무”, “자기계발”)
• Project(프로젝트): 명확한 결과를 향해 마감일이나 목표가 있는 단기 작업 묶음 (예: “10월 월간 리포트 작성”, “신규 캠페인 기획”)

👉 따라서 업무를 Things 3에 처음 설정할 때는, Area를 먼저 정하고 그 안에 Project를 만들어야 전체적인 흐름이 명확해진다.

 

 

2. 프로젝트 설계할 때 중요한 세 가지 질문

 

단순히 일을 모아두는 ‘작업함’이 아닌, 전략적으로 프로젝트를 설계하기 위해서는 아래 질문이 필요하다.

• 이 업무는 언제 끝나는가? → 종료일이 명확하면 Project, 아니라면 Area에 할 일 등록
• 결과물은 무엇인가? → 보고서, 디자인, 기획안 등 Output이 있는 경우는 Project로 구분
• 협업이 필요한가? → 다른 사람과의 피드백이 필요한 일은 독립된 Project로 구성하는 것이 가시성↑

이러한 질문을 기반으로 업무를 구조화하면 Things 3 내 모든 할 일이 '목적지'를 향해 정렬된다.

 

3. 프로젝트 내부 구조의 고도화: Heading 기능과 체크포인트 분할

 

Things 3의 프로젝트 내부에는 단순한 할 일(To-do)뿐만 아니라 Heading(구간 구분) 기능이 존재한다. 이 기능은 긴 업무를 단계별로 나누어 관리할 수 있도록 해준다.

예: “브랜드 리뉴얼 기획” 프로젝트

• 📍 1차 아이디어 회의
  • 회의 일정 잡기
  • 관련 팀에 이메일 발송
• 📍 디자인 시안 수집
  • 레퍼런스 수집
  • 외주 디자이너 검토

이처럼 헤딩 단위를 만들어 할 일을 분류하면 프로젝트 흐름을 한눈에 볼 수 있고, 동시에 누락 없이 작업이 진행된다. 직장인 입장에서는 보고용 문서 정리에도 유리한 구조다.

 

4. 태그 시스템의 핵심: 상황 중심 필터링

 

Things 3에서 태그는 단순한 라벨링이 아니라, ‘필터링의 기준’이다. 예를 들어 오늘 시간이 15분 남았을 때 ‘#15분’ 태그를 필터링하면, 짧은 시간에 처리할 수 있는 업무만 볼 수 있다. 이는 GTD의 “컨텍스트 기반 작업 실행”을 현실화한 기능이다.

실제 유용한 태그 예시:

• #집중 필요 – 몰입이 필요한 업무
• #5분 이하 – 짧은 시간에 처리 가능
• #회의 중 – 회의 중 처리 가능한 잡무
• #대기 중 – 타인의 응답을 기다리는 업무

이렇게 태그를 ‘장소’, ‘시간’, ‘집중력’ 등의 기준으로 설계하면 주어진 환경에 맞는 업무를 자동으로 제시할 수 있다. Things 3의 검색 필터와 함께 활용하면 실질적 업무 속도가 향상된다.

 

5. 프로젝트와 태그의 콜라보 – 멀티 필터링 전략

 

Projects는 ‘업무의 성격’을 구분하고, Tags는 ‘업무의 실행 조건’을 구분한다. 이 둘을 결합하면 Things 3는 단순한 할 일 앱을 넘어 업무 매트릭스 툴로 발전한다.

예:
프로젝트: “마케팅 전략 수립”
태그: #기획, #1시간 이상, #오전 집중

→ 이 태그 조합을 검색하면, 마케팅 전략 중 기획 성격이면서 1시간 이상 소요되고 집중이 필요한 업무만 필터링할 수 있다.

이렇게 하면 단순한 ‘할 일 보기’가 아니라 **“지금 당장 이 환경에서 할 수 있는 일”**이 자동으로 나타난다. 불필요한 결정과정을 줄이고, 업무 추진력을 높이는 데 탁월하다.

 

6. 프로젝트 정리 루틴 – 월 1회 리팩토링 원칙

 

Things 3를 장기적으로 사용하다 보면 프로젝트가 늘어나고, 태그도 중복되기 쉽다. 이를 방지하기 위해 월 1회 리팩토링 루틴을 만들자.

• 완료된 프로젝트는 Logbook으로 이동
• 더 이상 쓰지 않는 태그는 삭제 또는 통합
• 반복 업무는 프로젝트에서 Routines Area로 이동

이 루틴만 지켜도 Things 3의 업무 체계는 늘 ‘정돈된 상태’를 유지할 수 있다. 결국 프로젝트와 태그는 지속적인 관리 없이는 오히려 방해 요소가 되므로, 정기적인 검토가 중요하다.

 

7. 프로젝트와 태그 실전 적용 예시 – 직장인의 하루를 바꾸는 구조 설계

 

🎯 예시 1: 마케팅 담당자의 Things 3 업무 분류 전략

직무: 콘텐츠 마케팅 매니저
업무 영역 (Area):

• 마케팅 전략
• SNS 콘텐츠
• 캠페인 기획
• 사내 협업
• 개인 역량개발

주요 프로젝트 예시:

• [프로젝트] 10월 인스타그램 콘텐츠 제작
• [프로젝트] 4분기 캠페인 브리핑안 작성
• [프로젝트] 마케팅 KPI 리뷰 회의 준비

적용 태그 예시:

• #디자인요청 – 디자이너와 협업 필요
• #검토대기 – 승인 필요 상태
• #1시간이상 – 긴 작업
• #15분이하 – 쉬운 업무
• #아이디어 – 창의적 사고 필요

Things 3 활용 흐름 예시:

1. 월요일 아침:
   • Today 탭에서 이번 주 콘텐츠 제작 스케줄 확인
   • #15분이하 태그로 간단한 승인 요청 및 이메일 답변 먼저 처리
2. 점심 이후:
   • Upcoming 탭에서 금요일 캠페인 회의 준비 일정 확인
   • ‘KPI 분석’ 프로젝트에서 리포트 작성을 시작 (태그: #1시간이상, #집중)
3. 금요일 오후:
   • 한 주 완료된 업무 Logbook으로 정리
   • 다음 주 반복 작업(Routine: SNS 콘텐츠 등록 등) 자동 생성 확인

📌 포인트: 디자이너에게 넘길 업무는 #디자인요청 태그로 따로 모아 오전 11시 이전에 일괄 전달

 

📂 예시 2: 기획자의 협업·루틴 분리 전략

직무: 서비스 기획자
업무 영역 (Area):

• 서비스 기능 개선
• 유관 부서 커뮤니케이션
• 개인 업무 관리
• 사용자 피드백 대응

프로젝트 구성 예시:

• [프로젝트] 12월 릴리즈 기능 기획
• [프로젝트] CS 팀 요청사항 정리 및 대응
• [프로젝트] UX 리서치 정리 보고서

태그 체계 예시:

• #회의필요 – 회의에서 논의할 항목
• #슬랙전달 – 메시지 공유
• #분석 – 데이터 기반 업무
• #개인업무 – 스스로 처리 가능

일상 활용 플로우:

• 매일 아침 9시, “Today”에 있는 할 일을 #회의필요 중심으로 정리 → 오전 회의 준비
• 사용자의 피드백 분석은 #분석 태그로 분류 → 주 2회 집중 시간에만 필터링하여 처리
• 개인 루틴(스터디, 독서 등)은 별도의 ‘Routine Area’에 배치 → 업무와 혼재되지 않도록 유지

📌 팁: 회의 전 Things 3 검색창에서 #회의필요만 입력하면 모든 이슈가 자동 정리됨

 

🔄 예시 3: 루틴 중심 업무가 많은 재무팀 직원의 반복 자동화

직무: 재무팀 실무자
주요 반복 업무:

• 급여 이체 및 정산
• 세금계산서 확인
• 월간 자금 계획 수립
• 고정비 점검 및 보고

Area 구성:

• 급여/세금
• 월간 회계
• 보고자료 작성
• 정기 회의
• 업무 커뮤니케이션

Project 예시:

• [Project] 11월 정산 완료 체크리스트
• [Project] 사내 비용 구조 개선 제안
• [Project] 법인카드 사용 분석 보고

태그 예시:

• #반복업무 – 자동화 루틴에 포함됨
• #보고자료 – 최종 결과 제출 필요
• #파일첨부필요 – 문서 스캔 필수
• #외부협력사 – 외부 대응 포함

활용 흐름:

• 월초마다 반복 업무(Project + #반복업무)가 자동 생성되어 Today 탭에 나타남
• 마감일이 아닌 실행일 중심으로 업무 분배 → 실제 가능한 일부터 처리
• 세금계산서 확인 작업은 #파일첨부필요로 필터링 → 스캔 준비 후 일괄 처리

📌 힌트: ‘보고자료’만 필터링해서 보고서 마감 일정 전 일괄 검토하면 누락 없이 제출 가능

 

실무 예시 활용 요약

직무	유형 전략 핵심	Things 3 기능
마케팅	루틴과 창의 업무 분리	Project + 반복 설정 + 짧은 태그
기획자	커뮤니케이션 이슈 구조화	태그 필터링 + 회의용 리스트
재무	반복성 높은 업무 자동화	반복 업무 Project + 실행일 중심 정렬

 

이처럼 직무별 특성과 업무 성격에 맞는 구조 설계가 Things 3를 진짜 강력하게 만드는 핵심입니다.
일과 삶이 엉키지 않도록 구분하고, 루틴은 자동화하며, 실행은 상황별로 최적화하는 것—이것이 바로 Things 3가 직장인에게 적합한 이유입니다.

 

마무리: 체계화는 Things 3에서 가장 강력한 무기다

 

할 일을 많이 적는 것보다, 잘 분류하는 것이 Things 3의 진정한 활용법이다. 프로젝트와 태그는 그 구조의 양대 축이며, 이를 어떻게 설계하느냐에 따라 생산성의 차이는 극적으로 벌어진다.

직장인이라면 반드시 자신만의 프로젝트 템플릿과 태그 규칙을 만들어 두자. 이 작은 시스템이 업무 처리 속도와 집중도를 바꾸는 결정적 요소가 되어줄 것이다.